Warunki uczestnictwa w imprezach organizowanych
przez Biuro Turystyczno Usługowe FREGATA
1. Zawarcie umowy udziału w imprezie turystycznej organizowanej przez BTU FREGATA następuje po: a) zapoznaniu się z ofertą, niniejszymi warunkami uczestnictwa oraz informacjami dodatkowymi dotyczącymi, określonej oferty turystycznej. b) złożeniu w BTU Fregata wypełnionej i podpisanej "Umowy - Zgłoszenia uczestnictwa w imprezie turystycznej". Umowę-Zgłoszenie może podpisać wyłącznie osoba prawna lub fizyczna, która posiada zdolność do takich czynności prawnych. W przypadku podpisania umowy przez osobę o ograniczonej zdolności do czynności prawnych konieczne jest potwierdzenie umowy przez przedstawiciela ustawowego. Zamówienie zbiorowe podpisują osoby do tego upoważnione, które zawierają umowę na rzecz zgłaszanych osób i są odpowiedzialne za informowanie pozostałych osób o szczegółach dotyczących oferty. Prawo do dokonywania zmian w umowie lub zgłoszenia rezygnacji z imprezy przysługuje wyłącznie Uczestnikowi zgłaszającemu rezerwację zbiorową. c) wpłacie zaliczki w wysokości co najmniej 40% ceny imprezy. Wpłata pozostałej części ceny imprezy winna być dokonana w podanym przez BTU Fregata terminie, jednak nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. Brak wpłaty powoduje wykluczenie z imprezy z konsekwencjami podanymi w punkcie 4.
2. Uczestnik zobowiązany jest do dostarczenia w wyznaczonym przez BTU Fregata terminie pełnych danych i ewentualnej dokumentacji wymaganych do realizacji imprezy oraz punktualnego stawienia się w miejscu rozpoczęcia imprezy. Niespełnienie tych warunków może spowodować skreślenie z listy uczestników z konsekwencjami podanymi w punkcie 4.
3. W przypadku rezygnacji z imprezy uczestnik powinien natychmiast powiadomić pisemnie o tym fakcie Fregatę, podając termin i nazwę kraju, do którego miał jechać. O wysokości kosztów poniesionych przez uczestnika rezygnującego z imprezy (zgodnie z punktem 4) decyduje data odbioru rezygnacji przez BTU Fregata lub dzień niewykonania przez uczestnika czynności określonych umową.
4. Koszty ponoszone przez uczestnika w wypadku rezygnacji: a) w terminie powyżej 40 dni przed datą rozpoczęcia imprezy potrąca się opłatę manipulacyjną w wysokości 50 zł, b) w terminie 39 - 21 dni przed datą rozpoczęcia imprezy potrąca się 20% ceny imprezy, c) w terminie 20 - 15 dni przed datą rozpoczęcia imprezy potrąca się rzeczywiste koszty poniesione przez organizatora imprezy, nie mniej jednak niż 20% i nie więcej niż 50% ceny imprezy. d) w terminie poniżej 14 dni przed datą rozpoczęcia imprezy potrąca się rzeczywiste koszty poniesione przez organizatora imprezy, nie mniej jednak niż 50% i nie więcej niż 90% ceny imprezy. e) w szczególnych przypadkach koszty rezygnacji mogą być inne i będą zawarte w załączniku do umowy. f) BTU Fregata przy zachowaniu należytej staranności podejmie działania zmierzające do ograniczenia kosztów rzeczywistych i strat związanych z rezygnacją uczestnika z udziału w imprezie, a tym samym do zmniejszenia kosztów rezygnacji w stosunku do opłat określonych w § 4 pkt. a-e) z uwzględnieniem indywidualnych okoliczności danego przypadku.
5. a) Nie pobiera się kosztów rezygnacji, poza opłatą manipulacyjną, jeżeli Uczestnik w momencie odstąpienia od umowy, jednak nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem imprezy, wskaże osobę spełniającą wszelkie warunki udziału w imprezie turystycznej, której przekaże uprawnienia i która przejmie obowiązki wynikające z zawartej umowy. b) Opłatę manipulacyjną w wysokości odpowiadającej rzeczywistym kosztom poniesionym pobiera się za zmianę przez uczestnika istotnych danych podawanych przy zawieraniu umowy np. danych osobowych, miejsca rozpoczęcia podróży, standardu zakwaterowania.
6. Gdy po zawarciu umowy nastąpią nieprzewidziane wcześniej odstępstwa lub zmiany w stosunku do informacji zawartych w katalogu lub umowie, Uczestnik zostanie o nich powiadomiony przed rozpoczęciem podróży. Jeśli zmianie ulegną istotne warunki umowy (tzn.: zakres i standard oferowanych świadczeń) Uczestnik ma prawo odstąpić od umowy w ciągu 3 dni po otrzymaniu zawiadomienia z BTU Fregata . W takim przypadku Uczestnik otrzyma pełny zwrot wniesionych wcześniej wpłat. Brak odpowiedzi w podanym terminie uważa się za akceptację zmienionych warunków umowy.
7. Ubezpieczenia. a) Podpisując "Umowę-Zgłoszenie" Uczestnik deklaruje, iż stan jego zdrowia umożliwia udział w imprezie, a w przypadku zachorowania w trakcie imprezy zwalnia leczących go lekarzy w kraju i za granicą z obowiązku zachowania tajemnicy lekarskiej względem Ubezpieczyciela oraz wyraża zgodę na udostępnienie mu dokumentacji leczenia. b) BTU FREGATA gwarantuje Uczestnikowi ubezpieczenie TU Allianz Polska S.A. c) Przedmiot i zakres ubezpieczenia:
Poza granicami kraju Uczestnicy objęci są ubezpieczeniem , którego przedmiotem są m.in.: koszty leczenia (KL - wariant podstawowy) suma ubezpieczenia - 10.000 EUR, następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW) suma ubezpieczeń: 1.300 EUR , bagaż podróżny (BP) suma ubezpieczenia 250 EUR.
8. Uczestnik wyjazdu zagranicznego musi posiadać aktualny paszport lub inny dokument wymagany prawem do przekroczenia granicy. Fregata nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe wystawienie lub odmowę wydania paszportu lub wizy oraz odmowę prawa wjazdu do danego kraju wynikające z działań uprawnionych organów lub służb. Koszty wydania paszportów, wiz oraz paszportów tymczasowych pokrywa Uczestnik.
9. a) Uczestnik ponosi odpowiedzialność materialną wobec BTU Fregata za wyrządzone szkody podczas podróży i pobytu. b) Fregata zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym bez ponoszenia konsekwencji finansowych z Uczestnikiem uporczywie naruszającym ustalony porządek imprezy, zagrażającym jej realizacji lub uniemożliwiającym innym uczestnikom normalne korzystanie ze świadczeń. Wszelkie koszty dalszego pobytu i powrotu do kraju w takim przypadku ponosi Uczestnik.
10. a) BTU Fregata ponosi odpowiedzialność za przebieg imprezy zgodnie z ofertą oraz ustaloną jakością i standardem świadczeń. W przypadku zaistnienia niezgodności pomiędzy stanem faktycznym a ofertą uczestnik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie wykonawcę usługi oraz przedstawiciela BTU Fregata (pilota, rezydenta lub wychowawcę) w celu umożliwienia im naprawienia wady. Zaistnienie wady nie może być podstawą reklamacji jeśli jej naprawa nastąpi bez opóźnień. Jeśli wada nie zostanie usunięta, Uczestnik powinien zgłosić ten fakt w formie pisemnej, w czasie trwania imprezy, przedstawicielowi Fregaty b) Jeżeli z winy BTU Fregata nie zostaną zrealizowane określone świadczenia, względnie ich jakość będzie odbiegała od wynikającej z treści zawartej umowy, Fregata przyjmuje na siebie stosowną odpowiedzialność finansową i zobowiązana jest do dokonania zwrotu części lub całości wniesionych wpłat za usługę w wysokości uzależnionej od rodzaju i stopnia odstępstwa od oferty oraz od wartości handlowej wadliwie zrealizowanego świadczenia. Od zwracanych kwot nie przysługują odsetki. c) Podstawą częściowego lub całkowitego zwrotu jest reklamacja. Wszelkie reklamacje w sprawie usług winny być wniesione indywidualnie, nie później jednak niż 7 dni od daty zakończenia imprezy. Na prawidłowo zgłoszone reklamacje Fregata udzieli odpowiedzi w ciągu 30 dni od ich otrzymania.
11. a) Fregata nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o świadczenie usług turystycznych jeżeli jest ono spowodowane wyłącznie: działaniem lub zaniechaniem Uczestnika, działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nie uczestniczących w umowie, jeśli działań tych nie można było przewidzieć. b) Jeśli wykonanie usług stanowiących istotną część programu jest niemożliwe, Fregata zobowiązana jest, bez obciążania Uczestnika dodatkowymi kosztami, wykonać w ramach tej imprezy odpowiednie świadczenia zastępcze, możliwe do zrealizowania w ramach danej imprezy. Uczestnik może z uzasadnionych powodów nie wyrazić zgody na wykonanie świadczeń zastępczych i odstąpić od umowy. Fregata nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej w sytuacji, gdy zaoferuje świadczenia zastępcze o co najmniej równorzędnych: standardzie i wartości, zaś Uczestnik bezzasadnie nie przyjmie tego świadczenia. c) Fregata nie dokonuje zwrotu świadczeń, które nie zostały w pełni wykorzystane z przyczyn winy Uczestnika, chyba że Uczestnik przed rozpoczęciem imprezy poinformuje przedstawiciela o rezygnacji z danego świadczenia, co pozwoli Fregacie , działającej przy zachowaniu należytej staranności, ograniczyć ponoszone przez nią w tym zakresie koszty rzeczywiste.
12. a) "Warunki uczestnictwa w imprezie turystycznej" są obowiązujące również dla osób towarzyszących, reprezentowanych przez Uczestnika. b) Szczegółowe zasady dotyczące organizacji poszczególnych rodzajów imprez są zawarte w "Informacjach dodatkowych do oferty turystycznej", które stanowią integralną część umowy.
14. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją zawartej umowy, w przypadku braku porozumienia między stronami, będą rozstrzygane przez właściwy sąd cywilny.
15. BTU Fregata występujące jako organizatorzy imprez posiadają obowiązkowe ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organizatora turystyki o numerze M36647 na podstawie stosownych umów zawartych Signal Iduna S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Jasna 14/16a. Biuro sprzedające imprezę turystyczną jest zobowiązane wydać Uczestnikowi wpłacającemu co najmniej zaliczkę, pisemne potwierdzenie ubezpieczenia OC organizatora. Ubezpieczenie to obejmuje sytuację, gdy biuro wbrew obowiązkowi nie zapewnia Uczestnikowi powrotu do kraju lub nie dokona zwrotu wpłat wniesionych przez klientów w razie niewykonania zobowiązań umownych. Uczestnik w takiej sytuacji powinien niezwłocznie skontaktować się z właściwym Ubezpieczycielem, który po otrzymaniu zawiadomienia winien wypłacić zaliczkę na pokrycie kosztów powrotu lub dokonać zwrotu wniesionych wpłat. W przypadku gdyby Ubezpieczyciel odmówił Uczestnikowi wypłaty tej zaliczki lub zwrotu wniesionych wpłat w przypadku niewykonania zobowiązań Uczestnik zgłasza wniosek do właściwego Wojewody, zgodnie z siedzibą organizatora.
16. W sprawach nieuregulowanych "Warunkami uczestnictwa" mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych.
17. W sytuacjach w których biuro BTU FREGATA występuje jako agent/pośrednik, uczestnika imprezy obowiązują warunki uczestnictwa organizatora.
